Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến cụm từ truy lĩnh là gì nhưng chưa thật sự hiểu rõ về ý nghĩa cũng như tình huống nào sẽ áp dụng. Đây là một khái niệm quan trọng liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, đặc biệt trong các trường hợp thay đổi mức lương, phụ cấp hay chế độ. Vậy truy lĩnh thực chất là gì và vì sao chúng ta cần quan tâm đến vấn đề này? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Truy lĩnh là gì?
Truy lĩnh là việc nhận lại một khoản tiền hoặc tài sản mà lẽ ra bạn đã được nhận từ trước, nhưng vì một số lý do nào đó mà bị trì hoãn hoặc chưa được chi trả đúng thời điểm. Trong lĩnh vực nhân sự, truy lĩnh thường được nhắc đến nhiều nhất khi nói về lương thưởng.
Lương truy lĩnh là số tiền chênh lệch giữa mức lương mà người lao động được hưởng (theo quyết định mới) với mức lương thực tế đã nhận trong các tháng trước đó. Sự chênh lệch này thường phát sinh khi có quyết định nâng lương, tăng lương cơ sở hoặc điều chỉnh phụ cấp, nhưng tại thời điểm đó chưa đủ căn cứ để tính và trả lương mới cho người lao động.
Nguyên nhân phát sinh truy lĩnh
Nâng bậc lương hoặc tăng lương cơ sở: Khi có quyết định nâng bậc lương, tăng mức lương cơ sở nhưng quá trình xét duyệt, phê duyệt hoặc cập nhật thông tin bị chậm, dẫn đến người lao động chưa được nhận mức lương mới ngay thời điểm áp dụng.
Thay đổi chính sách, chế độ: Nhà nước hoặc doanh nghiệp điều chỉnh các chế độ, phụ cấp, trợ cấp (ví dụ: phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm…), nhưng việc tính toán và chi trả bị chậm trễ.
Lý do hành chính: Hồ sơ, thủ tục xét duyệt lương chưa hoàn tất, hoặc do sai sót trong quá trình tính lương, dẫn đến việc trả thiếu lương trong một số tháng trước đó.
Thay đổi thông tin cá nhân: Người lao động được cập nhật lại thông tin về thâm niên, trình độ, chức vụ… làm thay đổi mức lương được hưởng.
Đối tượng và điều kiện được truy lĩnh
Đã có quyết định nâng lương, tăng lương cơ sở, hoặc điều chỉnh phụ cấp.
Thời gian giữ bậc lương, chức vụ đủ theo quy định của tổ chức hoặc pháp luật.
Không vi phạm kỷ luật, không bị xử lý kỷ luật trong thời gian xét nâng lương.
Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong thời gian xét duyệt.
Quy trình xét duyệt và cách tính lương truy lĩnh
Xác định thời điểm áp dụng mức lương mới: Căn cứ vào quyết định nâng lương hoặc văn bản điều chỉnh lương.
Tính toán chênh lệch lương: So sánh mức lương mới với mức lương thực tế đã nhận trong các tháng trước.
Tổng hợp số tháng cần truy lĩnh: Đếm số tháng từ thời điểm áp dụng lương mới đến thời điểm thực tế bắt đầu nhận lương mới.
Tính tổng số tiền truy lĩnh: Nhân mức chênh lệch lương với số tháng chưa nhận đủ lương mới.
Phê duyệt và chi trả: Bộ phận nhân sự/kế toán tổng hợp, trình lãnh đạo phê duyệt và thực hiện chi trả cho người lao động.
Ví dụ minh họa:
Ông A có mức lương cũ là 7.000.000 đồng/tháng. Tháng 7/2024, ông được tăng lương thêm 15%. Tuy nhiên, đến tháng 10/2024 mới nhận được quyết định nâng lương. Như vậy, ông A sẽ được truy lĩnh lương cho 3 tháng (tháng 7, 8, 9/2024).
Mức lương mới: 7.000.000 x 15% = 1.050.000 đồng/tháng.
Tổng tiền truy lĩnh: 1.050.000 x 3 = 3.150.000 đồng.
Cách tính lương truy lĩnh
Có thể tính lương truy lĩnh theo công thức đơn giản:
Lương truy lĩnh = (Mức lương mới – Mức lương cũ) × Số tháng chưa nhận
Hoặc đối với lương hưu, phụ cấp, có thể áp dụng:
Tiền truy lĩnh = Mức mới × Số tháng chưa nhận
Lưu ý: Việc tính lương truy lĩnh không bao gồm lãi suất hoặc khoản phạt do chậm trả, trừ khi có quy định riêng của doanh nghiệp hoặc pháp luật.
Các công cụ hỗ trợ tính truy lĩnh
Bảng tính Excel, Google Sheet: Dễ sử dụng, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương: Tự động hóa quy trình tính toán, giảm thiểu sai sót, phù hợp với doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều nhân viên.
Một số lưu ý và câu hỏi thường gặp
Truy lĩnh có bị đánh thuế không? Khoản tiền truy lĩnh lương vẫn được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân như các khoản lương thưởng thông thường.
Truy lĩnh có áp dụng cho bảo hiểm xã hội không? Có. Khi điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội, người lao động cũng có thể được truy lĩnh phần chênh lệch nếu trước đó chưa được tính đúng mức đóng.
Có thời hạn truy lĩnh không? Thông thường, khoản truy lĩnh sẽ được chi trả ngay sau khi có quyết định nâng lương hoặc điều chỉnh chế độ. Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt có thể truy lĩnh cho nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm nếu phát hiện sai sót hoặc bổ sung hồ sơ hợp lệ.
Qua bài viết này, chúng ta đã hiểu rõ hơn về truy lĩnh là gì và những yếu tố liên quan đến quyền lợi của người lao động khi có sự thay đổi về lương, phụ cấp. Việc nắm vững khái niệm này giúp bạn chủ động bảo vệ quyền lợi của mình và đóng góp tích cực vào môi trường làm việc minh bạch, công bằng. Trong tương lai, việc cập nhật kịp thời thông tin sẽ giúp hạn chế tối đa các vấn đề về truy lĩnh.
Nhân Trí