Trong công việc nếu chúng ta có những vấn đề nào đó muốn trình lên cấp trên xem xét, phê duyệt thì phải trình bày tờ trình cụ thể rõ ràng các nội dung cần đề cập. Do đó, tờ trình trở nên phổ biến và được sử dụng thường xuyên.
Tờ trình được dùng với mục đích trình bày những vấn đề diễn ra để lấy ý kiến, biểu quyết của các bên liên quan, trong đó nội dung trình bày phải đúng quy định. Mọi người hãy tham khảo bài viết sau để hiểu rõ tờ trình là gì cũng như cách trình bày tờ trình nhé!
Tờ trình là gì? Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình
Tờ trình là loại văn bản được dùng để tường trình lại nội dung và diễn biến các vấn đề nào đó có thể là những dự kiến thực hiện hoặc đã thực hiện để trình lên những người có liên quan. Những người này thường là các cơ quan có trách nhiệm giải quyết trong đó là đưa ra các ý kiến, biểu quyết và phê duyệt.
Bạn có thể học kỹ năng soạn thảo tại trung tâm tư vấn du học Nhật Bản Midori
Do mục đích khác nhau nên được phân chia thành nhiều loại tờ trình: bổ sung nhân sự đột xuất, xin cấp kinh phí, đề nghị sửa chữa trường học… Tuy mục đích khác nhau nhưng về cơ bản các tờ trình đều đề cập đến những vấn đề được nêu ra từ cá nhân với người có trách nhiệm liên quan và kết quả là giải quyết được các vấn đề, mang tính dân chủ nhằm hoàn chỉnh các việc thực hiện.
Khi soạn thảo tờ trình các cá nhân cần lưu ý rằng phải đáp ứng được các yêu cầu như sau: trình bày rõ ràng, cụ thể các chủ đề xin phê duyệt; đưa ra những căn cứ thực tế để tạo sự nổi bật cần thiết của vấn đề; các kiến nghị nêu phải hợp lý; trình bày các khả năng và khái quát phương án thực hiện, khắc phục khó khăn.
Cách trình bày tờ trình theo đúng quy định
Tờ trình là loại văn bản hành chính thế nên bố cục trình bày cần tuân thủ đầy đủ các nội dung bao gồm 3 phần như sau:
Phần 1: Nêu các lý do để trình duyệt. Trong phần này chúng ta cần đưa ra những căn cứ xuất phát từ hoàn cảnh thực tế để tạo sự khách quan trong nội dung trình bày.
Phần 2: Nội dung đề xuất bao gồm các phương án, phân tích và chứng minh sự khả thi trong việc thực hiện. Do đó, mọi người cần dùng ngôn ngữ có tính thuyết phục cao và trình bày cụ thể, rõ ràng, không nên viết chung chung, khó hiểu. Lựa chọn các luận cứ từ các tài liệu có độ chính xác và đáng tin cậy, khi cần thiết phải xác minh để đảm bảo tính trung thực, đặc biệt là các số liệu. Bên cạnh đó, cần chỉ ra những thuận lợi và khó khăn trong phương án thực hiện tránh sự chủ quan, thiên vị.
Phần 3: Kiến nghị phê duyệt để được hỗ trợ, đảm bảo các điều kiện vật chất, tinh thần. Trong các phương án thực hiện xin phê chuẩn một vài phương án, trong đó theo sự biến đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng. Văn phong cần trình bày xác đáng, lịch sự, nhã nhặn, các luận chứng nêu ra phải chặt chẽ. Để được phê duyệt thì phải đảm bảo được tính khả thi trong phương án thực hiện. Ngoài ra, nhằm tạo được niềm tin chúng ta có thể đính kèm các bản phụ lục để minh họa cho những phương án được đề xuất trong tờ trình.
Một số loại tờ trình hiện nay
Hiện nay, một số loại tờ trình mà mọi người thường sử dụng nhiều chủ yếu phục vụ trong các vấn đề như:
Bổ sung nhân sự đột xuất: Cần viết tờ trình trong trường hợp công ty, văn phòng có nhân sự đột xuất. Mục đích là để báo cáo về sự thay đổi nhân sự để quá trình làm việc diễn ra theo đúng thủ tục pháp lý.
Đề nghị sửa chữa: Dùng trong doanh nghiệp, cơ quan và các tổ chức trình lên cấp trên đề nghị sửa chữa, tu bổ cơ sở vật chất.
Xin kinh phí: Các doanh nghiệp, cơ quan có nhu cầu sử dụng tiền cho các hoạt động phải trình lên cấp lãnh đạo. Để được phê duyệt cần soạn thảo tờ trình nêu đầy đủ các khoản chi tiêu, rõ ràng, chính xác và cần thiết…
Điều động cán bộ: Dùng để điều động cán bộ từ đơn vị, doanh nghiệp này sang nơi khác. Tờ trình do cơ quan có thẩm quyền xem xét và phê duyệt.
Phê duyệt dự án đầu tư xây dựng: Mục đích của tờ trình là để phê duyệt các dự án đầu tư xây dựng. Thông tin phải đảm bảo rõ ràng, chi tiết bao gồm nội dung phê duyệt và thông tin dự án cụ thể…
Ngoài ra, còn có các loại tờ trình như: đề nghị quyết định nghỉ hưu, công nhận BCH công đoàn cơ sở, thẩm định dự án, đề nghị về việc dạy học tiếng dân tộc thiểu số, dự thảo văn bản.
Hy vọng qua phần thông tin trên đã giúp các bạn hiểu rõ tờ trình là gì. Đặc biệt, là biết cách soạn thảo một tờ trình bao gồm các nội dung nào và trình bày ra sao nhằm phục vụ tốt trong quá trình làm việc.